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Assistant (m/w/d) für den Executive Director des Zentralbereichs Messeservice

Die Messe München gehört zu den bedeutendsten Messeveranstaltern der Welt und veranstaltet jährlich etwa 50 eigene Fachmessen auf dem Messegelände, im MOC - Event Center Messe München, im ICM - Internationales Congress Center Messe München und im Ausland. Mit 200.000 qm Ausstellungsfläche, mehr als 400.000 qm Freifläche und einem hochmodernen Messegelände gehört die Messe München zu den größten Messeplätzen Deutschlands.

Der Zentralbereich Messeservice ist der Motor zur Umsetzung aller Messen und Veranstaltungen insbesondere am Standort Riem. Dabei werden alle Services für Aussteller, Besucher und Gastveranstalter professionell und zielgruppengerecht zur Verfügung gestellt, organisiert, angeboten, überprüft, angepasst und entwickelt.

Für unseren Executive Director des Zentralbereichs Messeservice, suchen wir ab sofort eine/n Assistant (m/w/d).

Bei dieser Position handelt es sich um eine unbefristete Anstellung in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

  • Sie unterstützen den Executive Director des Zentralbereichs Messeservice in allen organisatorischen und administrativen Angelegenheiten.
  • Sie verantworten das Terminmanagement (Terminkoordination, -vereinbarung und -vorbereitung sowie Terminüberwachung) für den Executive Director des Zentralbereichs Messeservice.
  • Sie unterstützen bei Projekten und übernehmen in diesem Zuge beispielsweise klassische Sekretariatsaufgaben, wie z.B. Protokollführung, Büroorganisation, Telefondienst, Büromaterialbestellung, Postbearbeitung und –verteilung. 
  • Sie wirken bei der Erstellung von Vorlagen für die Geschäftsführung mit.
  • Sie erstellen selbständig Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache und sind für die organisatorische Vorbereitung von Gesprächen und Arbeitskreisen verantwortlich.
  • Sie erstellen Bedarfsanforderungen, bereiten Daten aus unterschiedlichen Datenquellen (u.a. SAP, Excel, PowerPoint, Projektunterlagen) auf und übernehmen die Funktion eines SAP-Ordermanagers.
  • Abgerundet wird Ihr Aufgabenbereich durch die Organisation und Buchung von Dienstreisen im In- und Ausland, einschließlich der Erstellung notwendiger Visa-Unterlagen sowie Dienstreise- und Spesenabrechnungen.

Was wir Ihnen bieten:

  • Ein motiviertes und engagiertes Team, in dem kollegiale Unterstützung an erster Stelle steht
  • Verantwortung in einem vielfältigen Arbeitsumfeld mit spannenden und herausfordernden Aufgaben
  • Internationale und nationale Kunden sowie Projekte
  • Vielfältige individuelle interne und externe Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Attraktive und umfangreiche Sozialleistungen (betriebliche Altersvorsorge, Fahrtkosten-, Kinderbetreuungszuschuss, Kantine etc.)
  • Aktives Gesundheitsmanagement (eigenes Gesundheitsstudio, Mobile Firmenfitness, Bike-Leasing)
  • Mobiles Arbeiten
  • Förderung von sozialem Engagement mit 2 Tagen Sonderurlaub pro Jahr

Das bringen Sie mit:

  • Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z.B. als Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, Hotelfachfrau/-mann, Hotelkauffrau/-mann (m/w/d) sowie mindestens 3-Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion.
  • Sie verfügen über ein freundliches, sicheres und höfliches Auftreten gegenüber internen und externen Gesprächspartnern.
  • Sie zeichnet ein hohes Maß an Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Problemlösungskompetenz sowie eine ausgeprägte teamorientierte Arbeitsweise und Kommunikationsstärke aus.
  • Sie sind versiert im Umgang mit den gängigen MS-Office Programmen und idealerweise bereits SAP-Anwender.
  • Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie eine Leidenschaft für Service-Themen runden Ihr Profil ab.

Assistant (m/w/d) für den Executive Director des Zentralbereichs Messeservice

Arbeitszeit: Vollzeit Ort: München
Ansprechpartner Nadine Brachmann
Recruiting Manager

Ihre Arbeitswelt bei uns

Die Messe München gehört zu den bedeutendsten Messeveranstaltern der Welt und beschäftigt rund 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im In- und Ausland. Zum globalen Netzwerk gehören Beteiligungsgesellschaften sowie Auslandsvertretungen für mehr als 100 Länder.

Die Messe München veranstaltet mehr als 50 eigene Fachmessen für Investitionsgüter, Konsumgüter und Neue Technologien auf dem Messegelände, im MOC Veranstaltungscenter München, im ICM – Internationales Congress Center München und im Ausland. Zudem unterstützen wir die Organisation einer Vielzahl von Gastveranstaltungen und Kongressen.

Mit über 600.000 qm Ausstellungsfläche und einem hochmodernen Messegelände gehört die Messe München zu den größten Messeplätzen Deutschlands.
Stand der Anzeige: 20.01.23